Библиотечные фонды являются общенациональным достоянием, составной частью исторического и культурного наследия народа. Значение библиотечных фондов для экономического, интеллектуального и духовного прогресса общества с течением времени во всем мире оценивается все более высоко. Поэтому проблема сохранения библиотечных фондов – не частный вопрос библиотечного дела или культурной жизни в целом, это глобальная проблема, от решения которой зависит сохранение памяти нации, доступность обществу новой информации, идей и знаний.
Обеспечение сохранности документов – комплексная проблема, предусматривающая решение многих и разнообразных вопросов (правовых, организационных, финансовых, научно-методических, материально-технических, кадровых). Причем в обеспечении сохранности нуждаются не только старые документы, в том числе книжные памятники, но и самые новейшие, например, на электронных носителях.
На основании программ по сохранности фонда в ЦБС определены приоритетные направления работы по сохранности библиотечных фондов:
С целью обеспечения сохранности единого фонда МБУ «ПМЦБС» сотрудники отдела комплектования в соответствии с перспективным планом организуют проверки документного фонда структурных подразделений и библиотек-филиалов.
Проверки фондов в библиотеках проводятся в соответствии с «Графиком проверки библиотечного фонда», утвержденного директором ЦБС. Плановая проверка фондов осуществляется в соответствии с письмом Министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечных фондов» от 04.11.1998 г.
Проверка библиотечного фонда – очень сложный и ответственный процесс. В нашей системе она проводиться путем сверки с инвентарными книгами и с картотекой индикаторов.